Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP UB) mulai melakukan proses digitalisasi surat menyurat. Hal ini dilakukan sebagai wujud dukungan program Universitas yang sudah menyediakan fasilitas Smart and Collaborative Office (SCO).
Untuk mendukung program digitalisasi ini, FISIP UB melakukan pelatihan SCO untuk semua tenaga kependidikan ditambah pimpinan fakultas dan jurusan yang ditempatkan di aula Nuswantara, Kamis (13/1/2022).
Subkoordinator Subbagian Tata Kelola Keorganisasian Universitas Brawijaya Dwi Swandana Rahmadi Putra menyatakan dengan menggunakan SCO maka semua hal bisa disimpan secara digital salah satunya tentang kenaikan pangkat.
Pria yang akrab disapa Dwi ini menyebut saat ini Rektor UB sudah menggunakan handphone pribadi untuk melakukan disposisi atau kegiatan surat menyurat yang lain.
“Jadi tidak lagi lewat sekretaris. Sekarang langsung saja misalkan ke dekan FISIP. Proses surat menyurat menjadi lebih efektif,” ucapnya saat pelatihan.
SCO milik UB ini juga sudah diperkuat jalinan MoU dengan Badan Siber dan Sandi Negara mulai Maret 2021.
“Dengan MoU ini tanda tangan elektronik sudah punya kekuatan hukum yang sama dengan ttd basah. Bisa dikirim ke lintas Kementerian juga,” imbuh Dwi.
Fasilitas SCO ini juga tidak hanya untuk kepentingan dosen dan tenaga kependidikan saja tapi juga untuk kepentingan akademik mahasiswa.
“Misal mahasiswa minta surat keterangan aktif sebagai mahasiswa, juga bisa dilakukan di SCO ini,” tutur Dwi.
Sementara itu, Kepala Tata Usaha FISIP UB, Edy Roesanto SH., MH mengungkapkan pengunaan SCO di FISIP sudah dilakukan mulai Januari 2022. Namun karena ada beberapa bagian yang butuh tambahan pengetahuan lagi maka pelatihan ini kembali diadakan.
“Jika tidak ada halangan mulai Februari penggunaan SCO ini akan diterapkan minimal surat menyurat dari rektorat ke FISIP sudah menggunakan sistem ini. Kalau di fakultas tidak menguasai kan fatal,” ucapnya.
Saat ini, Edy mengaku penggunaan SCO akan diprioritaskan pada proses surat masuk dan surat keluar. Setelahnya baru secara bertahap akan digunakan untuk aktifitas yang lain.
“Seperti kata pemateri tadi. Pak rektor saja sudah lewat HP proses surat menyurat, di fakultas harusnya juga bisa,” pungkasnya. (Aim/Humas FISIP)